04:31
+14 C°
Пробки:   баллов
$
66.8757
76.1848

Типичные ошибки при составлении должностных инструкций

13 апреля 2016 года
625
Типичные ошибки при составлении должностных инструкций
Должностные инструкции вводятся на многих предприятиях. Справедливо считается, что без них работа будет построена недостаточно профессионально. Формы должностных инструкций кочуют из организации в организацию, они есть в Интернете, их хорошо знают люди, имеющие опыт работы на советских предприятиях.

Однако, судя по всему, создание должностных инструкций не решают тех задач, ради которых они создаются, а сотрудники относятся к ним зачастую свысока, как к элементу бюрократии. Так в чём же ошибка? Давайте для начала рассмотрим, что именно не нравится сотрудникам в должностных инструкциях.

Первое, что говорят о должностных инструкциях сами сотрудники — это бюрократический элемент, который никак не помогает. Словарь определяет слово «бюрократия» как: «чрезмерная забота о формальностях, канцелярских условностях, в ущерб сути дела». И это определение полностью подходит для общепринятой формы должностной инструкции. Вот те минусы, которые несложно обнаружить.

Нереальность

Как правило, на крупных предприятиях инструкции пишет специальный отдел, отвечающий за регламенты. А на меньших предприятиях берут эти формы за образец. Но как может написать хорошую инструкцию человек, который не является специалистом в данном виде работы?

Определение слова «инструкция», которое мы находим в словаре, таково: «свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо». По такому типу построены инструкции, к примеру, для бытовой техники — на что нажимать, в каком порядке, что крутить, как поступать в случае возникновения проблем, какой результат ожидается от каждой операции. Если вы придёте в автошколу, то там вы получите инструкции, как правильно управлять автомобилем, изучите способы действия.

А что мы видим из этого определения в должностных инструкциях предприятий? Только перечень того, что надо делать. Это не является чем-то даже похожим на инструкцию. Представьте, вы купили телевизор, открываете инструкцию пользователя. А там написано: «Права пользователя: смотреть телевизор, переключать программы, менять уровень громкости звучания. Обязанности пользователя: вытирать пыль с телевизора, не ронять телевизор, не ломать телевизор. Ответственность пользователя: если телевизор сломается по вине пользователя, денег пользователю никто не вернёт, а стоимость ремонта будет вычтена из его зарплаты». И всё! Это было бы очень похоже на используемые сплошь и рядом «должностные инструкции».

Нет, инструкция должна как минимум отвечать определению слова «инструкция» и содержать в себе способы действия на посту, кроме перечисления самих действий.

Вам знаком термин «итальянская забастовка»? Это когда все делается только по инструкции. Если инструкцию писал человек, который не знает технологию данного поста, если в инструкциях прописана только ответственность и обязанности сотрудника, но не прописаны способы действия и конечные продукты, то «итальянская забастовка» может привести буквально к катастрофам.

Но если инструкция содержит в себе все перечисленные в этой статье пункты, выполнение работы «точно по инструкции» приведёт лишь к росту производства.

Ответственность как вина — не самая лучшая помощь производящему сотруднику, поверьте.

Пример: торговые сети, такие, как «Метро», крупные франчайзинговые предприятия — отели, рестораны, кафе, и т.д. Без подробных инструктивных материалов, без чётких регламентов всех административных и производственных процессов было бы невозможно расширение подобных сетей в едином формате. Их инструкции прописаны настолько детально, что не оставляют места для замешательства.

Сразу же возникает вопрос, — это какой же тогда квалификацией должны обладать сотрудники отдела регламента, чтобы прописать технологию работы каждой должности?

Кто должен писать инструкции и зачем

Инструкции должны писаться с целью помочь человеку профессионально выполнить его работу. Нет никакой иной ценной задачи.

Для производственных процессов пишутся технологические описания, которые больше соответствуют определению слову «инструкция» и соответственно больше помогают тому, кто их использует. Почему бы не сделать должностную инструкцию для каждого сотрудника в виде описания технологического процесса его поста?

Каковы неотъемлемые части технологии? Во-первых, продукт. Что должно получаться на выходе в результате выполнения действий. Продукт автозавода — автомобили. А что является продуктом того же менеджера по продажам? Разумеется «доход». Продукт бухгалтера, это «вовремя сданные аккуратные отчёты» и т.д. Формулировки специально облегчены и сокращены для более лёгкого восприятия в статье.

Так же есть сам технологический процесс, который приводит к получению продукта. В результате каждого из его этапов образуются «подпродукты». Например, в покрасочном цехе автозавода получается подпродукт «покрашенный кузов автомобиля». То есть нам нужно определить последовательность действий для производства продукта каждой должности и внести и то и другое в инструкцию.

Это сможет сделать только тот человек, который реально знает данную технологию на практике. Только тот, кто имеет теоретическую подготовку и практический опыт. В производстве это просто — инженеры, технологи, руководители не смогли бы работать без подобных знаний. На административные посты часто попадают люди, не знакомые с этими принципами, и поэтому не понимающие, что в результате их действий должно получиться что-то, имеющее обменную ценность. К сожалению, именно такого человека часто ставят в отдел регламента.

Многочисленные инструкции, которыми наводнены организации, просто обозначают действия, не уделяя никакого вниманию ценному конечному продукту, результату. Что является просто фатальной ошибкой, сводящей на нет саму идею инструкции.

Должностные инструкции для отдела маркетинга должен писать человек, разбирающийся в маркетинге, не так ли? Разбирающийся на практическом уровне, то есть знающий, как при помощи маркетинга заработать денег именно в этой компании.

Должностные инструкции для отдела продаж может составить самый продуктивный продавец или руководитель, отвечающий за эту область, при условии, что он имеет положительный практический опыт.

Инструкции для отдела HR и для службы регламента можно заказать у грамотных консультантов по управлению, у которых есть ноу-хау и опыт построения этих служб. Затраты окупятся сторицей.

Ответственность как вина

Вот ещё один минус того типа инструкций, который имеет широкое хождение.

Все мы понимаем, какую цель преследует большинство руководителей, вводя должностную инструкцию. Это официальный документ, следование которому прописано в контракте и в законодательстве, на основании нарушения которого сотрудника можно штрафовать или увольнять. Эту функцию должностной инструкции руководители видят в первую очередь и радостно используют. Подавляя тем самым в сотрудниках инициативу и боевой дух.

Ты обязан сделать то-то и то-то, иначе не сносить тебе головы! Это правильно, это дисциплина. Но голая дисциплина без введения человека подробно в курс дел, без обучения его выполнению работы на своём посту, что является очень действенной помощью — просто подавляющее действие. Источник стресса.

Ответственность — это не «вина», это осознание того, что ты в состоянии поступать по собственной инициативе, быть причиной действий, и, таким образом, нести за них отчёт. Причинность. Когда её низводят на уровень вины, получается армия, а должностная инструкция превращается в армейский устав — неисчерпаемый источник шуток и глумления.

Резюме

Должностная инструкция должна:

- давать понимание того как и что должен делать сотрудник;

- давать человеку понимание что от него зависит, а не за что его накажут;

- быть написана тем, кто знает данную технологию на практике.

В учебнике по социальной и корпоративной политике Академии народного хозяйства при Президенте РФ совершенно справедливо указывается, что наилучшая из известных технологий создания должностных инструкций и учебных материалов описана классиком американского менеджмента Л. Роном Хаббардом. В его работах можно найти подробные алгоритмы и важные данные о том, как надо это делать.

И именно об этом мы поговорим в следующей статье.

Вадим Мальчиков
Владелец Центральной Тренинговой Компании

 

Раздел: Экономика

Новости по теме

Смотреть все
Криптовалюты — новая эра или способ потерять деньги?
19 июля 2018 года
1352
Криптовалюты ворвались в нашу жизнь несколько лет назад и за последнее время стали общественно значимым явлением. Кто-то все еще относится к ним с настороженностью, а кто-то сделал на них уже миллионы реальных ...
Искусство получать от людей больше (ч1)
4 июня 2018 года
1392
Что нужно знать владельцу о лидерстве, чтобы получать от людей больше, чем, по их мнению, они могут дать? Консультируя владельцев компаний по вопросам улучшения лидерских навыков и навыков публичных ...
Как разгрузить человека, делающего основной доход в компании?
23 марта 2018 года
1553
«ЦЕЛЬ КОММУНИКАТОРА Коммуникатор должен помогать своему руководителю высвобождать время для важных действий по получению дохода, для отдыха и восстановления сил, а также способствовать продлению пребывания ...
Полезная статья
13 марта 2018 года
1516
Меня иногда просят: «Владимир Ильич, напишите полезную статью!» Я то, конечно, считаю все свои статьи полезными. А мои близкие считают, что полезная статья — эта та, где есть четкие шаги «что делать». Понял, ...
Подводные камни PR (ч.1)
13 февраля 2018 года
1369
В PR, как и в любой другой профессии, есть подводные камни. Часть незначительны и видны при первом же погружении в профессию. Но есть некоторые весьма коварные, которые стоит выделить отдельно. О них и ...

Последние новости

Смотреть все
Эксперты: Осенью Россия столкнется со второй волной топливного кризиса
20 августа 2018 года
85
В России осенью может начаться вторая волна топливного кризиса, с которым страна столкнулась в мае 2018 года. Ситуацию на рынке прокомментировали эксперты, знакомые с нефтегазовой отраслью. Согласно данным Росстата, к середине августа стоимость ...
Нижегородская область сэкономила 156 млн рублей на торгах
19 августа 2018 года
269
Нижегородская область в июле смогла сэкономить 156 млн рублей за счет проведения электронных торгов. Сведения предоставило краевое Министерство экономического развития. Согласно отчетным данным, в июле в регионе проведено 158 конкурсных процедур. ...
В России реальные зарплаты упали на 7,3%
19 августа 2018 года
268
В России в июле реальные зарплаты населения по сравнению с предшествующими месяцами сократились на 7,3%. Мониторинг рынка провели эксперты Росстата. Под реальными зарплатами эксперты понимают количество благ, получаемых народом за средства, ...
В Нижегородской области товарооборот вырос на 36,5 %
18 августа 2018 года
399
В Нижегородском регионе за I полугодие товарооборот увеличился на 36,5 %. Темпы прироста превысили таковые по России в 1,7 раза и в 2,5 раза – по ПФО. В денежном эквиваленте товарооборот в области за указанный период времени составил 4,21 ...
Оптовые цены на бензин за неделю выросли на 7% впервые с конца мая
18 августа 2018 года
415
На Санкт-Петербургской международной бирже впервые с мая нынешнего года зафиксирован рост цен на бензин. В среднем за неделю они увеличились на 7%. Аналитики поясняют, что основная причина удорожания топлива в сокращении его производства на ...
Следуйте за нами